Mise en place du régime 3G dans le secteur communal - FAQ

1. Public cible

Le présent document s’adresse aux collèges des bourgmestre et échevins des communes, aux bureaux des syndicats de communes et aux présidents des établissements publics placés sous la surveillance d’une commune. Les organes précités sont à considérer comme chefs d’administration.

Lors de la mise en place du régime 3G obligatoire, et en cas de mise en place d’un périmètre conformément à l’article 3septies (1), alinéa 2, (ci-après « périmètre 3G ») de la loi modifiée du 17 juillet 2020 sur les mesures de lutte contre la pandémie Covid-19 (ci-après la « loi »), les chefs d’administration sont invités à communiquer l’ensemble ou une sélection des questions/réponses suivantes à leurs agents, en tenant compte des spécificités de leur administration et du périmètre 3G qu’ils décident, le cas échéant, d’implémenter.

2. Entrée en vigueur

Ces FAQ sont valables à partir du 15 janvier 2022, date d’entrée en vigueur des dispositions du régime 3G obligatoire issues de la loi. À partir du 15 janvier 2022, ces FAQ remplacent les FAQ précédentes. 

3. Matériel de support

De nombreuses informations sur le Covid check, dont les recommandations sanitaires temporaires de la Direction de la santé à l’attention du secteur communal, ainsi que les supports à télécharger, nécessaires pour apposer dans les locaux des administrations sont disponibles sur le site Covid19.lu.

Le présent document sera régulièrement complété et actualisé en fonction des questions des administrations.

FAQ

4.1 Définitions

1. Qu’est-ce que le régime 3G obligatoire ?

À partir du 15 janvier 2022, l’accès au lieu de travail est soumis au « régime 3G obligatoire ». Ce régime implique que l’agent doit être en mesure de présenter un certificat de vaccination, de rétablissement ou de test Covid-19 certifié négatif conforme sur son lieu de travail. Le titulaire d’un certificat de contre-indication à la vaccination contre la Covid-19 doit présenter ce certificat et un certificat de test négatif à la Covid-19 ou un résultat négatif d’un test autodiagnostique réalisé sur place.

Le chef d’administration, de son côté, est tenu de vérifier la validité des certificats.

Le régime 3G obligatoire est un régime qui s’impose uniquement aux agents publics souhaitant accéder à leur lieu de travail. Il s’applique de plein droit au lieu de travail de l’agent concerné sans qu’il y ait besoin de définir un périmètre. Il importe de préciser que l’introduction du régime 3G obligatoire ne dispense pas des règles des gestes barrières connus et que seule la mise en place parallèle d’un périmètre 3G permet de dispenser les agents à l’intérieur du périmètre des obligations telles que le port de masque.

2. Quelle différence avec la mise en place d’un périmètre 3G ?

Le périmètre 3G (dénommé « périmètre Covid check » avant l’entrée en vigueur de la nouvelle loi) reste possible après le 15 janvier 2022, permettant au chef d’administration de définir un périmètre à l’intérieur duquel toute personne est dispensée des règles de distanciation physique et de port du masque obligatoire. Le périmètre 3G s’applique indistinctement à toutes les personnes externes souhaitant accéder au périmètre en question.

4.2 Champ d’application

3. À qui s’applique le régime 3G obligatoire ?

Le régime 3G obligatoire s’applique à tous les agents publics, c’est-à-dire les fonctionnaires, employés, salariés, salariés intérimaires et les agents assimilés à l’un de ces statuts ou régimes.

Les personnes qui exercent un mandat politique ou public sont assimilées aux agents publics et tombent sous les mêmes dispositions que ceux-ci. C’est-à-dire que tout conseiller communal, membre du comité d’un syndicat de communes et membre d’un conseil d’administration d’un établissement public placé sous le contrôle d’une commune, a le droit d’entrer à l’administration uniquement sous le régime 3G et qu’il doit présenter les mêmes certificats que les agents.

Cela signifie encore que les séances des organes délibérants des communes et des entités y assimilées tombent sous le régime 3G. En cas d’installation parallèle d’un périmètre 3G, les membres des organes délibérants et le public ou d’autres personnes extérieures qui assistent sont dispensés des gestes barrières.

4. À qui s’applique le périmètre 3G ?

Le contrôle d’accès au périmètre 3G sera à appliquer pour toute personne externe qui s’apprête à entrer dans une zone qui a été déclarée par le chef d’administration périmètre 3G.

Par toute personne externe, il y a lieu de considérer, de manière non exhaustive :

  • Les agents provenant d’une autre administration ;
  • Les apprentis ;
  • Les visiteurs ;
  • Les prestataires externes intervenant dans l’administration (nettoyage des vitres, entretien du chauffage, entretien de l’ascenseur…).
5. La mise en place du régime 3G obligatoire dans mon administration est-elle obligatoire ?

Toute administration devra appliquer le régime 3G obligatoire, contrairement au régime antérieur du « périmètre Covid check » qui était facultatif.

6. La mise en place du périmètre 3G dans mon administration est-elle obligatoire ?

Le chef d’administration décide de mettre ou non en place le périmètre concerné. À partir du moment où ces mesures sont d’application, elles sont obligatoires pour toute personne amenée à accéder à ce périmètre. Le chef d’administration doit informer les personnes concernées de la mise en place du périmètre précis.

7. Pourquoi instaurer un périmètre 3G dans une administration en plus du régime 3G obligatoire ?

L’instauration d’un périmètre 3G pour les personnes externes en plus du régime 3G obligatoire pour les agents permet de dispenser aussi bien les agents que les personnes externes des mesures sanitaires obligatoires en termes de port du masque et de distanciation physique.

8. Quelles zones de l’administration peuvent être déclarées en périmètre 3G et qui décide de cette mise en place ?

Les dispositions dans ce contexte permettent au chef d’administration de décider de mettre en place un contrôle d’accès au périmètre 3G (certains services, immeubles, parties d’immeubles ou événements). Le chef d’administration décide également du moment à partir duquel et la durée pendant laquelle les mesures sont à appliquer et en informe les personnes externes de son administration.

La faculté pour le chef d’administration de placer tout ou partie de son administration sous un périmètre 3G ne saurait cependant entraver l’accès aux services publics. En effet, il appartient au chef d’administration de prendre les mesures nécessaires afin de garantir l’accès et la continuité du service public, notamment quand il s’agit de démarches officielles et d’obligations légales.

9. Est-ce que les séances du conseil communal et les réunions du collège des bourgmestre et échevins peuvent être déclarées en périmètre 3G ?

Oui. Les séances du conseil communal et les réunions du collège des bourgmestre et échevins doivent obligatoirement être tenu sous le régime 3G obligatoire. Si le chef d’administration décide d’instaurer un périmètre 3G, les participants sont dispensés des règles de distanciation physique et du port du masque obligatoire.

10. Faut-il consulter, le cas échéant, la délégation du personnel avant de décider la mise en place du régime 3G obligatoire ou périmètre 3G ?

Le régime 3G obligatoire est imposé par la loi à partir du 15 janvier 2022. A noter que ses modalités d’application sont le fruit d’un accord résultant de négociations tripartites du Gouvernement avec les partenaires sociaux (OGB-L, LCGB, CGFP, UEL).

La mise en place d’un périmètre 3G, qui n’impacte pas les agents de l’administration concernée dans la mesure où ils sont de toute façon soumis au régime 3G obligatoire, ne nécessite en principe pas l’avis de la délégation du personnel, si celle-ci existe.

Toutefois, il est recommandé dans cette situation de crise de veiller à un échange avec le personnel et avec ses délégués, afin de privilégier une approche consensuelle.

11. Faut-il informer la Direction de la santé de la mise en place du régime 3G obligatoire et d’un périmètre 3G ?

Le régime 3G étant obligatoire, il n’y a pas lieu d’informer la Direction de la santé.

Par contre, le chef d’administration prendra soin d’informer la Direction de la santé sur les modalités des périmètres 3G qu’il a décidé de mettre en place en mentionnant également la date précise de mise en vigueur. La notification est à effectuer sur le site Covid19.lu.

4.3 Régime 3G obligatoire et périmètre 3G

12. Quels sont les scénarios 3G permettant l’accès à l’administration ?

Le régime 3G obligatoire limite l’accès au lieu de travail aux agents attestant soit d’une vaccination, soit d’un rétablissement, soit d’un test Covid-19 certifié négatif conforme et aux titulaires d’un certificat de contre-indication à la vaccination contre la Covid-19 qui doivent présenter ce certificat et un certificat de test négatif à la Covid-19 ou un résultat négatif d’un test autodiagnostique réalisé sur place.

Le chef d’administration, de son côté, est tenu de vérifier la validité des certificats.

13. Quelle est la durée de validité des certificats de vaccination, de rétablissement et de test ?

La durée validité des certificats est  :

  • de 270 jours (neuf mois) à partir du jour de l’administration de la dose unique en cas de vaccin à dose unique ;
  • de 270 jours (neuf mois) à partir du jour de l’administration de la deuxième dose en cas de vaccin à deux doses ;
  • illimitée en cas de rappel de vaccination ;
  • valable du 11ème au 180ème  jour suivant le test PCR positif en cas de rétablissement ;
  • de vingt-quatre heures à partir de la date et de l’heure du prélèvement requis pour la réalisation du test dans le cas d’un test antigénique rapide ;
  • de quarante-huit heures à partir de la date et de l’heure du prélèvement requis pour la réalisation dudit test dans le cas d’un test TAAN.
14. Quelles sont les obligations pour les agents avec le régime 3G obligatoire ?

En étant présent sur son lieu de travail, l’agent doit être en conformité avec le régime 3G obligatoire, c’est-à-dire qu’il doit pouvoir fournir un certificat attestant soit d’une vaccination, soit d’un rétablissement, soit d’un test Covid-19 certifié négatif conforme au moment de l’accès au lieu de travail soit un certificat de contre-indication à la vaccination contre la Covid-19 accompagné d’un certificat de test négatif à la Covid-19 ou d’un résultat négatif d’un test autodiagnostique réalisé sur place.

Par ailleurs, les mesures de distanciation et du port du masque sont à respecter.

15. Quelles sont les obligations pour le chef d’administration avec le régime 3G obligatoire ?

Le chef d’administration, ou une personne désignée par lui, est tenu de contrôler chaque jour que ses agents sont en conformité avec le régime 3G obligatoire.

16. Est-ce qu’un logo Covid check doit être apposé dans l’administration ? Où faut-il l’afficher ?

Les périmètres 3G déclarés par le chef d’administration sont à identifier visiblement à chaque entrée, où le contrôle d’accès aura lieu, moyennant le logo « Covid check », téléchargeable sur le site Covid19.lu.

17. Application CovidCheck.lu

En raison de la différenciation « 2G » et « 3G » pour le secteur du loisir et le milieu du travail, l’application CovidCheck.lu a été adaptée, afin de pouvoir être utilisée de façon adéquate à chaque moment de son utilisation.

En pratique, ceci signifie que pour effectuer une vérification du régime 3G obligatoire sur le lieu de travail et pour pouvoir accéder à un périmètre 3G défini, l’utilisateur de l’application devra au préalable sélectionner sur l’application le mode « 3G » afin de considérer également un test certifié qui aurait été chargé par la personne à contrôler. Pour rappel, ces tests certifiés sont ignorés en sélectionnant le mode « 2G », qui est uniquement valable pour le secteur du loisir et non pour le milieu du travail.

Le chef d’administration doit informer son personnel en charge du contrôle d’accès dans son administration que la sélection du mode « 3G » est à appliquer avec effet immédiat, au moment de la vérification des certificats.

En général, il est recommandé de mettre régulièrement à jour l’application CovidCheck.lu sur les appareils utilisés pour le contrôle.

4.4 Tests

18. Quels sont les tests compatibles pour le régime 3G obligatoire et le périmètre 3G ?

Les tests compatibles sont les tests certifiés, réalisés par des professionnels de santé, tels que définis dans la loi Covid (article 3quater (3)) et qui émettent un certificat avec un code QR, lisible par l’application CovidCheck.lu. Il en est de même des certificats de tests qui seront émis par les membres de l’Armée, désignés à cette fin par le Directeur de la Santé, à l’attention des personnes qui auront obtenu une première dose de vaccin et qui sont en attente de la deuxième. Ces tests certifiés sont également applicables pour les personnes pour lesquels la vaccination est contre-indiquée. Elles pourront en plus utiliser de tests autodiagnostiques (voir question 21).

19. Est-ce que l’agent doit organiser son test certifié lui-même si besoin en est ?

Oui, le test est à organiser par l’agent en dehors de son temps de travail et à ses frais. Cependant, les tests des agents publics qui n’ont pas encore de schéma vaccinal complet, en attente de la deuxième dose de vaccin, seront gratuits, ainsi que pour les agents ne pouvant pas se faire vacciner pour raison de santé (voir question 21).

A côté de diverses professions médicales et de santé, les membres de l’Armée luxembourgeoise, tant de la carrière civile que militaire, pourront effectuer et certifier des tests antigéniques rapides (TAR), afin de multiplier les possibilités de tests. Ces centres spécifiques seront mis en place jusqu’au 15 janvier prochain et leurs emplacements seront communiqués en temps utile.

20. Est-ce qu’un autotest peut être exceptionnellement utilisé à la place d’un test antigénique rapide SARS-Cov-2 ?

Non. Sauf pour les agents ne pouvant pas se faire vacciner pour raison de santé (voir question 21).

21. Est-ce que l’agent est autorisé à porter un masque avec le régime 3G obligatoire et à l’intérieur d’un périmètre 3G ?

Pour le régime 3G obligatoire, le port du masque est obligatoire.

A l’intérieur d’un périmètre 3G, le port du masque est facultatif.

22. Au cas où un agent ne peut pas se faire vacciner pour raison de santé, est-ce que son test sera pris en charge par l’État ?

Le nouveau texte légal prévoit à cet effet que si pour une personne la vaccination est contre-indiquée d’un point de vue médical, elle peut obtenir de la part du Directeur de la santé un certificat de contre-indication à la vaccination contre la Covid-19. L’établissement d’un tel certificat est soumis aux conditions que le médecin traitant de la personne concernée doit, sur demande de celle-ci, transmettre au Directeur de la santé une attestation médicale de contre-indication à la vaccination contre la Covid-19, que le directeur valide l’attestation médicale sur avis du Contrôle médical de la sécurité sociale et établit ledit certificat. Ce certificat permet ensuite à la personne concernée d’accéder à son lieu de travail en présentant ledit certificat ensemble avec un certificat de test certifié négatif ou bien de réaliser sur place un test autodiagnostique.

Les modalités de prise en charge des tests certifiés ainsi que les modalités de fourniture de tests autodiagnostiques pour l’administration seront communiquées en temps utile.

23. L’agent vient de se faire vacciner pour la 1re fois, sa 2e vaccination aura lieu dans quelques semaines seulement. Est-ce qu’il doit faire des tests certifiés entretemps ?

Oui, suivant l’accord avec les partenaires sociaux, ces tests resteront de rigueur. A côté de diverses professions médicales et de santé, les membres de l’Armée luxembourgeoise, tant de la carrière civile que militaire, pourront effectuer et certifier des tests antigéniques rapides (TAR), afin de multiplier les possibilités de test.

Ces centres spécifiques seront mis en place d’ici le 15 janvier prochain et leurs emplacements seront communiqués en temps utile.

4.5 Organisation

4.5.1 Général

24. Est-ce que chaque administration est responsable pour la mise en place d’une infrastructure de lecture de codes QR ?

Le contrôle est à effectuer au moyen de la dernière version de l’application CovidCheck.lu. Une notice légale concernant le traitement des données personnelles opéré à travers le régime 3G obligatoire ou périmètre 3G via l’application CovidCheck.lu est à disposition des administrations.

Le contrôle du régime 3G obligatoire ou le contrôle d’accès au périmètre 3G se font moyennant un smartphone ou tablette et l’application CovidCheck.lu.

25. Sur quels supports fonctionne la lecture du code QR ?

Le code QR est en principe lisible soit sur un support papier, soit sur un support digital à présenter par l’agent ou toute autre personne auprès du dispositif de lecture, mis en place par l’administration. L’agent chargé du contrôle peut demander à la personne contrôlée de présenter une pièce d’identité aux fins de vérification.

26. Est-ce qu’un visiteur de l’administration, agent d’une autre administration, doit être contrôlé sous le régime 3G obligatoire ou périmètre 3G ?

Le contrôle du régime 3G obligatoire est de la responsabilité du chef d’administration de l’agent qui se déplace dans une autre administration. Dans la mesure où l’administration visitée constitue le lieu de travail temporaire de l’agent visiteur, il ne peut accéder à cette administration sous couvert du contrôle du régime 3G obligatoire effectué sous la responsabilité de son chef d’administration.

Si l’administration d’accueil a mis en place un périmètre 3G pour les personnes externes et que l’agent visiteur doit accéder à ce périmètre, il doit se soumettre au contrôle d’accès au périmètre 3G, malgré le fait qu’il a déjà été contrôlé dans son service d’attache.

27. Pourquoi mettre en place une liste des vaccinés et rétablis ?

La tenue de cette liste a uniquement comme finalité de faciliter les vérifications effectuées dans le cadre du contrôle d’accès mis en place dans le cadre des mesures de lutte contre la pandémie Covid-19.

28. Comment fonctionne la mise en place d’une liste des vaccinés et rétablis ?

La tenue de cette liste est expressément prévue par l’article 3septies de la loi. Elle ne peut être détournée à aucune autre finalité.

L’inscription des agents publics sur la liste est volontaire. Cette liste ne peut contenir que le nom des agents publics et la durée de validité du certificat. Un modèle pour la mise en place d’une telle liste vous est fourni par voie de circulaire.

L’agent public qui est inscrit sur la liste peut demander son retrait à tout moment et sans qu’aucune justification ne soit nécessaire. Le défaut d’inscription sur la liste ne doit avoir aucun impact sur la relation de travail.

Les chefs d’administration peuvent procéder à la confection de cette liste dès l’entrée en vigueur de la loi, à savoir depuis le 17 décembre 2021.

L’inscription sur cette liste se fait moyennant présentation du certificat de vaccination ou de rétablissement et d’une pièce d’identité. L’agent devra en outre signer un formulaire de consentement explicite à l’inscription sur la liste. Un modèle de formulaire est mis à disposition des administrations par voie de circulaire. Il a été élaboré après consultation du Commissaire du Gouvernement à la protection des données auprès de l’Etat.

Il n’est pas possible d’ouvrir l’inscription aux listes par transmission des pièces justificatives par courriel puisque ce procédé engendre un traitement supplémentaire de données qui n’est pas prévu par la loi.

Le chef d’administration peut déléguer la tenue de cette liste soit à un ou plusieurs de ses agents publics, soit à un ou plusieurs prestataires externes. Seul le chef d’administration et la ou les personnes chargées de la tenue de ladite liste peuvent accéder à son contenu.

29. Jusqu’à quand cette liste est-elle valable ?

La durée de validité de cette liste ne peut pas dépasser la durée de validité de la loi telle que modifiée, à savoir le 28 février 2022.

Après cette date, ladite liste doit être détruite.

30. Comment doit s’effectuer le contrôle d’accès des personnes inscrites sur la liste ?

Le contrôle d’identité se fait, soit simplement de visu si le concerné est connu de la personne chargée du contrôle, soit sur base d’une pièce d’identité et les agents en question seront dispensés de la présentation de leur certificat de vaccination ou de rétablissement. Il n’est pas possible de restreindre le contrôle aux seules personnes non inscrites sur la liste des agents vaccinés ou rétablis après croisement des listes de présence avec la liste des agents vaccinés et rétablis.

31. Qui est en charge d’établir et de mettre à jour la liste ?

Le chef d’administration est en charge d’établir et de tenir cette liste et pourra déléguer cette mission à une autre personne.

32. Quelles données doivent être fournies pour s’inscrire sur la liste ?

Le nom, le prénom, la dernière date de vaccination (validité du certificat + 12 mois) ou la date du premier test PCR positif en cas d’infection (validité du certificat entre le 11e et 180e jour après la date du résultat du test PCR positif) seront repris sur la liste.

Le modèle de liste mis à votre disposition calcule la durée de validité automatiquement au moment de l’encodage des dates indiquées sur le certificat de l’agent.

Il est évident que la formule dans la feuille de calcul devra être adaptée au cas où, par une nouvelle disposition légale, les durées de validité des certificats seraient modifiées. 

Au cas où la liste serait imprimée au personnel de contrôle, il est à prendre soin que les colonnes reprenant la date encodée et la colonne spécifiant la durée de validité du certificat ne figurent pas sur l’imprimé. L’agent en charge du contrôle de la liste sur laquelle se voient des dates d’échéance de validité des certificats, ne saura pas déterminer l’origine de la date limite de validité du certificat, c’est-à-dire il ne saura pas déduire de la date s’il s’agit d’une expiration d’une vaccination ou d’une fin d’une période de rétablissement.

33. A-t-on le droit de tenir un fichier des personnes externes vaccinées ou guéries pour permettre de les dispenser du contrôle d’accès au périmètre 3G ?

Non.

4.5.2 Le régime 3G obligatoire

34. Comment fonctionne le contrôle d’accès au lieu de travail à mettre en place pour le 15 janvier 2022 ?

À partir du 15 janvier 2022, l’accès au lieu de travail est réservé au régime 3G obligatoire. Ce régime implique que l’agent doit être en mesure de présenter un certificat de vaccination, de rétablissement ou de test Covid-19 certifié négatif conforme sur son lieu de travail.

Le chef d’administration, de son côté, est tenu de vérifier la validité des certificats. Une notice légale informant les agents publics du traitement de données entrepris est mise à disposition des administrations par voie de circulaire, afin de la diffuser à leurs agents.

Afin de prévenir les falsifications ou usurpations des certificats concernés, le chef d’administration s’assure de l’identité des titulaires des certificats concernés, s’il y a lieu en la comparant à celle figurant sur une pièce d’identité. Le chef d’administration peut déléguer cette vérification soit à l’un ou plusieurs de ses agents, soit à un ou plusieurs prestataires externes.

35. L’agent doit-il présenter son certificat à chaque accès ?

Le contrôle du régime 3G obligatoire ne doit pas nécessairement se faire à chaque accès. Le régime 3G obligatoire implique, d’une part, une obligation pour l’agent d’y être conforme, c’est-à-dire de disposer de l’un des trois certificats (de vaccination, de rétablissement ou de test négatif) et, d’autre part, au chef d’administration de contrôler le respect de cette obligation. Ceci implique que le contrôle doit se faire au cours de la journée de travail.

Si un périmètre 3G est instauré, le contrôle doit se faire à chaque entrée.

Pour éviter aux agents vaccinés ou rétablis de devoir présenter régulièrement leur certificat de vaccination ou de rétablissement, la loi prévoit la possibilité pour eux de s’inscrire volontairement sur une liste des agents vaccinés ou rétablis.

36. Comment le contrôle est-il à organiser en pratique ?

La loi attribue la responsabilité du contrôle d’accès au chef d’administration. En pratique, le chef d’administration déléguera ce contrôle à un ou plusieurs agents de son administration voire à des prestataires externes. Si plusieurs administrations sont rassemblées au sein d’un même ensemble immobilier, les différents chefs d’administration peuvent déléguer le contrôle à un ou plusieurs agents ou prestataires communs qui opèrent le contrôle sous la responsabilité du ou des chefs d’administration concernés.

Si le contrôle n’est pas effectué à l’entrée du bâtiment, il peut également se faire de manière décentralisée au niveau d’une unité organisationnelle (division, service, équipe) ou au niveau d’un espace défini (bâtiment, étage).

Il est important de déterminer les modalités du contrôle retenues par écrit et de les communiquer aux agents.

37. Comment fonctionne le contrôle 3G décentralisé ?

Au début du temps de présence obligatoire (TPO) ou de l’horaire fixe de travail, le délégué chargé du contrôle 3G génère la liste des agents à contrôler sur base du système de gestion de présence des effectifs (pointage) ou du plan de travail.

Le contrôle 3G s’effectue ensuite sur base de cette liste. La conformité aux règles d’accès est établie soit sur base de l’inscription de l’agent sur la liste volontaire des vaccinés ou rétablis, soit par scan via l’application CovidCheck de son certificat 3G.

Le scan du certificat 3G peut se faire en présentiel ou à distance par visioconférence. Soit la personne chargée du contrôle contacte les agents concernés, soit ceux-ci contactent la personne chargée du contrôle.

Des instructions précises sur le mode opératoire retenu doivent être communiquées aux agents. Il est recommandé de rappeler que toute personne qui accéderait sur son lieu de travail en infraction aux règles sanitaires 3G s’expose à des sanctions.

La loi ne prévoit pas la création ou la tenue d’une liste des agents non-inscrits sur la liste des personnes vaccinées ou rétablis par comparaison de la liste des présences et de la liste volontaire des vaccinés ou rétablis.

Si l’administration en question n’a pas de système de gestion de présence des effectifs et pas de TPO ou d’horaire fixe de travail, un contrôle à l’entrée d’un périmètre s’impose.

38. Comment est réglementée la procédure de vérification des identités ?

Il appartient au chef d’administration, ou à une ou plusieurs personnes déléguées à cette fin, de s’assurer que l’identité mentionnée sur le certificat présenté et celle figurant sur la pièce d’identité sont identiques.

La notion de « pièce d’identité » n’est pas limitée à la carte d’identité ou à un passeport, mais peut inclure toute pièce officielle (p.ex. permis de conduire) munie d’une photographie du concerné, laquelle est de nature à établir ladite corrélation.

Le simple fait que les agents en charge du contrôle visionnent les données à caractère personnel figurant sur une pièce d'identité ne constitue pas un traitement de données au sens du RGPD.

39. Si un agent a été contrôlé le matin, est-ce qu’il doit représenter son certificat dans la journée ?

La loi ne dit pas à quel moment doit être effectué le contrôle. Il appartient au chef d’administration de s’assurer qu’aucun agent n’accède au lieu de travail sans se conformer au régime 3G obligatoire. Le chef d’administration doit se donner les moyens d’assurer le respect de ces mesures sanitaires. Un contrôle dès la prise de service facilitera en tout cas la tâche, sans être la seule option possible.

40. Est-ce que les agents ne figurant pas sur la liste de vaccination ou de rétablissement doivent être contrôlés chaque jour ?

Oui.

41. Qui doit les contrôler ?

Le contrôle se fait sous la responsabilité du chef d’administration qui pourra déléguer cette mission.

42. Comment contrôler les agents (ne figurant pas sur la liste) qui travaillent en service extérieur ?

Pour les agents qui travailleraient sur un poste éloigné de l’administration habituelle, une lecture de code QR, et par conséquent un contrôle du régime 3G obligatoire peut techniquement se faire par l’intermédiaire d’outils de visioconférence (p.ex. Teams ou Skype) ou par l‘utilisation de téléphones portables en mode vidéo (p.ex. FaceTime). A côté de ces outils le chef d’administration pourra opter pour d’autres solutions qui lui semblent appropriées.

43. Les agents en télétravail sont-ils soumis au régime 3G obligatoire ?

La notion de lieu de travail ne vise pas le lieu de télétravail. Ainsi, si un agent public exerce ses missions en télétravail, il n’a pas besoin de se soumettre au régime 3G obligatoire. Toutefois, dès qu’il quitte le mode « télétravail » et se rend à nouveau à son lieu de travail, et ne serait-ce que pour une courte durée (p.ex. une réunion hebdomadaire), il doit se plier aux obligations résultant du régime 3G obligatoire. Il en va de même s’il se déplace pour une réunion en extérieur ou tout autre rendez-vous professionnel.

4.5.3 Périmètre 3G

44. À quel régime sont soumis les personnes externes à partir du 15 janvier 2022 ?

Le régime 3G obligatoire ne concerne que les agents accédant à leur lieu de travail. Ils ne visent pas les usagers du service public ou plus généralement les personnes externes. Pour ces personnes les règles et recommandations sanitaires usuelles sont d’application.

Il est cependant possible d’aménager ces règles sanitaires par la définition d’un périmètre 3G dans lequel toute personne ayant passé le contrôle moyennant l’application CovidCheck.lu est dispensée des règles usuelles de distanciation et de port du masque. Cette mesure est par exemple recommandée pour l’accueil de visiteurs dans les administrations qui participent à des réunions.

Toutefois, il est entendu que tout service public au profit de l’administré doit rester garanti de sorte que des guichets d’accueil ne peuvent pas être placés sous le périmètre 3G, malgré que les agents travaillant dans les guichets sont soumis au régime 3G obligatoire. Dans cette partie, les règles de port du masque et de distanciation physique usuelles continueront à jouer et toutes les précautions sont à mettre en place pour protéger les agents, suivant les recommandations sanitaires temporaires de la Direction de la santé.

45. Est-ce que chaque personne externe est à contrôler avant de lui accorder l’accès au périmètre 3G ?

Chaque personne s’apprêtant à accéder à un périmètre 3G devra se soumettre au contrôle avant l’accès.

46. Comment gérer le périmètre 3G dans un bâtiment qui regroupe plusieurs ministères/administrations ?

De préférence, les administrations regroupées dans un immeuble devraient se concerter avant la définition du ou des périmètres 3G. Un contrôle d’accès central pour l’immeuble est à recommander dans le cas d’une seule entrée. Au-delà du contrôle central, les personnes externes pourront circuler dans tout l’immeuble.

47. Comment organiser le périmètre 3G dans un bâtiment qui dispose de plusieurs entrées ?

Soit l’accès devra se faire par une seule entrée, soit le contrôle est à assurer auprès de toutes les entrées, au choix de l’administration.

48. Est-ce que l’agent qui va effectuer le contrôle d’accès au périmètre 3G doit être certifié par le ministère de la Santé ?

Non.

4.6 Procédures à appliquer

4.6.1 Le régime 3G obligatoire

49. Quelle est la procédure à suivre lorsque, lors du contrôle du régime 3G obligatoire, l’application CovidCheck.lu affiche un résultat rouge ?

L’accès au poste de travail est refusé à l’agent.

50. Est-ce que l’agent peut exiger de prester son service par télétravail s’il refuse de se soumettre au régime 3G obligatoire ?

Non. Le télétravail est autorisé ou refusé selon les règles normales applicables dans l’administration.

51. Combien de jours de télétravail peuvent être accordés au maximum aux agents refusant de se soumettre au régime 3G obligatoire ?

Le ministère de la Fonction publique recommande le télétravail à concurrence de quatre jours par semaine dans la mesure du possible. Il est loisible aux communes de prendre leurs propres dispositions.

52. Est-ce que l’agent peut demander du congé de récréation ? Du congé épargne-temps ?

Il est à noter que les agents concernés ne peuvent pas demander le congé en question d’un coup pour plusieurs jours. Ils ont l’obligation de se présenter à leur lieu de travail et ce n’est qu’à défaut de présenter l’un des trois certificats, et donc le refus d’accès à leur lieu de travail, qu’ils peuvent choisir de demander du congé ou, à défaut, de se voir retirer une partie de leur rémunération.

Agents hors Enseignement

Les agents publics qui ne veulent ou ne peuvent pas présenter de certificat valable peuvent demander pour la journée en question du congé de recréation selon les modalités de droit commun au terme duquel le congé de récréation est accordé selon les désirs de l’agent à moins que les nécessités de service ou les désirs justifiées des autres agents ne s’y opposent.

À défaut d’obtenir du congé de recréation, l’agent perd la partie de rémunération correspondant à son absence.

Agents de l’Enseignement

Les agents qui ne disposent pas de congé de recréation, mais par exemple de vacances scolaires, peuvent demander pour la journée en question du congé épargne-temps selon les modalités applicables au congé de récréation mentionnées ci-dessus, le cas échéant – et par dérogation aux règles normalement applicables – en générant un solde négatif sur le compte épargne-temps (CET).

Ce dernier devra toutefois être compensé par la suite par l’agent concerné. Au cas où ce dernier quitterait ses fonctions avant d’avoir compensé ce solde négatif, il devra rembourser la partie de rémunération manquante.

53. Que se passe-t-il si l’agent ne se voit pas accorder de congé ?

L’agent perd la partie de rémunération correspondante à son absence.

54. Peut-on obliger un agent à prendre du congé s’il refuse de présenter un certificat valable ?

L’agent peut demander du congé, qui peut lui être accordé ou non selon les règles de droit commun. L’agent qui refuse de se soumettre à un contrôle ne peut cependant pas être obligé à prendre du congé.

55. Quelles sont les autres conséquences éventuelles pour un agent qui refuse de se soumettre au contrôle du régime 3G obligatoire ?

Les agents publics qui ne veulent ou ne peuvent pas présenter de certificat valable et qui de ce fait n’ont pas le droit d’accéder à leur lieu de travail, ne peuvent pas être poursuivis disciplinairement ou être licenciés pour cette raison.

Un agent qui accéderait à son lieu de travail en infraction aux règles d’accès peut toutefois être poursuivi disciplinairement, sans préjudice de l’amende administrative encourue en application de la loi.

56. Que faire concrètement en cas de refus ou d’incapacité d’un agent de se conformer au régime 3G obligatoire ?

La personne en charge du contrôle est tenue d’en référer sans délai au chef d’administration en rapportant par écrit exactement le constat effectué. Il déclinera l’identité de l’agent en question, indiquera la date et l’heure du constat et relatera le déroulement du contrôle et les déclarations faites par l’agent.

A défaut pour l’agent interdit d’accès d’avoir demandé et obtenu du congé pour la journée en question, il appartient ensuite au chef d’administration de faire procéder au retrait de la partie de la rémunération correspondant à l’absence constatée.

Par contre, lorsqu’au cours d’un contrôle un agent est détecté comme s’étant introduit sur son lieu de travail en infraction aux règles sanitaires 3G en vigueur, le chargé du contrôle est tenu d’en référer de la même façon au chef d’administration.

57. De quel moyen dispose le chef d’administration en cas de doute sur le bien-fondé d’une absence pour raisons de santé d’un agent ?

Sur la base de l’article 18 du règlement grand-ducal modifié du 21 octobre 1985 concernant le temps de travail et les congés des fonctionnaires communaux, le chef d’administration peut faire procéder à une visite du fonctionnaire porté malade par le médecin de contrôle dans la Fonction publique, même si la durée du congé sollicité ne dépasse pas trois jours.

Le chef d’administration ou son délégué peut donc solliciter un contrôle des incapacités de travail pendant les périodes de congés de maladie.

En cas de doute, ce contrôle peut être sollicité dès le premier jour du congé de maladie de l’agent pour avoir confirmation de l’état de santé de celui-ci.

58. Comment le médecin de contrôle peut-il être saisi ? Quelle est la procédure à suivre ?

Les médecins de contrôle de l’administration des services médiaux (ASM) sont disponibles pour assister les administrations en matière de contrôle et il y a lieu de prendre un rendez-vous auprès du secrétariat de l’Administration des services médicaux du secteur public, de préférence par e-mail (secretariat@asm.etat.lu). Les rendez-vous peuvent se faire à très courte échéance.

59. Quelles sont les conséquences pour un agent qui refuse de se soumettre à l’examen par le médecin de contrôle ?

Selon les dispositions de l’article 14 de la loi modifiée du 24 décembre 1985 fixant le statut général des fonctionnaires communaux, l’agent ne peut s’absenter de son service sans autorisation valable.

Celle-ci fait défaut notamment lorsque le fonctionnaire absent refuse de se faire examiner sur ordre du collège des bourgmestre et échevins par le médecin de contrôle ou que ce dernier l’ait reconnu apte au service.

Le fonctionnaire qui s’absente sans autorisation ni excuse valable perd de plein droit la partie de son traitement à raison d’un trentième par journée d’absence entière ou entamée, sans préjudice de l’application éventuelle de sanctions disciplinaires.

Comment est calculé le retrait de rémunération ?

Le retrait de la partie de la rémunération est calculé à raison d’un trentième par journée d’absence entière ou entamée en vertu de l’article 14 de la loi modifiée du 24 décembre 1985 fixant le statut général des fonctionnaires communaux.

60. Quelle est la conséquence sur la carrière de pension de l’agent en cas de retrait de rémunération ? Y a-t-il des différences pour les différents régimes de pension ?

1) Pour les fonctionnaires et employés communaux déjà en service auprès d’un employeur du secteur public avant le 1er janvier 1999, les conditions du régime de pension spécial transitoire sont applicables. Le calcul et les conditions de droit des pensions de ce régime sont liés au temps de service presté par l’agent au cours de sa carrière. Vu que le retrait de rémunération n’a pas d’impact sur le temps de service à considérer, il n’a aucune conséquence sur les pensions de ce régime.

2) Pour les fonctionnaires et employés communaux n’ayant pas d’activité de service auprès d’un employeur du secteur public avant le 1er janvier 1999, les conditions du régime de pension spécial sont applicables. Le calcul des pensions de ce régime est basé sur l’ensemble de la masse salariale de toute la carrière. Le retrait de rémunération réduit la masse salariale de l’agent et ainsi le calcul de la pension est normalement impacté négativement.

Les périodes de service correspondant à une activité de service pendant au moins soixante-quatre heures de travail par mois comptent pour un mois entier de droit à pension. Lorsqu’en raison du retrait de rémunération, le total mensuel des heures de travail de l’agent n’atteint pas le seuil de soixante-quatre heures, les heures et les salaires manquant pour atteindre ce seuil sont déclarés auprès du Centre commun de la Sécurité sociale. Le volet du droit à pension n’est donc pas impacté. La part manquante relative aux cotisations de l’agent public jusqu’au seuil des 64 heures sera payée par l’employeur pour ensuite être déduite sur les rémunérations suivantes.

61. Un agent peut-il être dispensé du régime 3G obligatoire s’il s’engage au port du masque et au respect des règles de distanciation physique ?

Non. 

4.6.2 Périmètre 3G

62. Quelle est la procédure à suivre si l’application CovidCheck.lu affiche un résultat rouge ?

L’accès est refusé à la personne concernée.

63. Que faire si une personne externe refuse de se soumettre au contrôle d’accès au périmètre 3G ?

En principe, l’accès lui est refusé.

Toutefois, il appartient au chef d’administration de prendre les mesures nécessaires afin de garantir l’accès et la continuité du service public pour les personnes externes souhaitant accomplir des démarches officielles ou de remplir des obligations légales.

Un moyen pour assurer l’accès et la continuité́ du service public pourra résider dans la possibilité́ de ne soumettre que la partie de l’administration non accessible au public au périmètre 3G et d’en exclure une autre, accessible au public dans le cadre de démarches officielles.

Mais du moment que la continuité du service public en dehors du périmètre 3G a été assurée, l’accès au périmètre 3G fonctionne selon les règles usuelles impliquant le refus d’accès au périmètre à toute personne refusant de se soumettre au contrôle ou qui ne vérifie pas les conditions d’accès prévues par le périmètre 3G.

4.7 Protection des données médicales et personnelles

64. Quelles données seront lisibles pour l’agent qui contrôle le périmètre 3G ?

Le contrôle du périmètre 3G doit se faire par l’intermédiaire de la dernière version de l’application CovidCheck.lu mise à disposition gratuitement par le CTIE. L’application CovidCheck.lu a été adaptée de façon à ce que l’agent de contrôle ne voie que le nom et le prénom de l’agent et la couleur verte ou rouge du résultat de lecture du code QR. 

65. Doit-on tenir un registre des personnes habilitées à effectuer les contrôles ?

Non.

66. Une notice légale relative au traitement des données personnelles est-elle accessible aux agents et aux personnes externes ?

Oui, cette notice est disponible et mis à disposition des administrations par voie de circulaire. Elle traite les aspects légaux et de protection des données pour le périmètre 3G et le régime 3G obligatoire. Elle doit être accessible à tout agent qui souhaite avoir des informations complémentaires sur le traitement des données personnelles.

67. Où puis-je trouver le modèle de formulaire de consentement, reprenant les modalités de la loi concernant les listes, qui a été établi après consultation du Commissaire du Gouvernement à la protection des données ?

Ce formulaire est disponible en annexe de la circulaire n° 4079. 

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